M-hunter.ru

Поиск тендеров
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Нередко возникают случаи, когда по договоренности между предприятиями работника направляют к другому, стороннему работодателю для выполнения работ у последнего либо с целью обмена опытом. Как следствие, раз поступило приглашение, то все сопутствующие траты (дорога на транспорте туда и обратно, проживание, питание) возмещает приглашающее лицо. Как правило, такая ситуация возможна при назначении в заграничные командировки, острой потребности в выполнении квалифицированных либо высокотехнологичных работ.

Три распространенные ошибки при оформлении командировок

Фото: freepik

При отправке сотрудников в служебную командировку бухгалтер регулярно сталкивается с множеством нюансов и не всегда очевидных требований законодательства. Рассмотрим некоторые типичные ситуации, в которых нередко допускаются ошибки либо происходят конфликты с подотчетными лицами.

Командировка по месту прописки

Организация, в которой работает сотрудник, находится в г. Минске, при этом регистрация работника – г. Молодечно.

Работник командирован в Молодечно на двое суток. Следует ли возмещать ему расходы по найму жилого помещения?

В соответствии со ст. 91 ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

С учетом этого местом командировки признается другая местность по отношению к месту постоянной работы сотрудника.

Согласно ч. 1 п. 15 постановления Совмина от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – постановление № 176) возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах РБ осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1, без представления подт­верждающих документов.

С учетом этого возмещение расходов по найму жилого помещения производится применительно к месту командировки.

Прописка (регистрация) работника не играет роли в качестве условия, учитываемого при возмещении рас­ходов в служебной командировке.

За счет принимающей стороны

Иногда организации излишне вып­лачивают работнику суточные, ис­кажая при этом затраты, учитываемые при налогообложении.

Рассмотрим ситуации, когда суточные выплачивать организации не следует.

Согласно ч. 2 п. 20 постановления № 176 в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки, нап­равляющая сторона выплату суточных не производит. Суточные в дан­ной ситуации выплачиваются только за время нахождения в пути.

Необходимо обратить внимание, что выплата суточных не производится только при соблюдении в совокупности следующих условий:

  • обеспечение 3-разовым питанием, а если завтрак включен в стоимость гостиничного номера, то только обедом и ужином;
  • обеспечение транспортом в пределах места командировки.

Не производится выплата суточных направляющей стороной, если прог­раммой (условиями) проведения меж­дународного мероприятия предусмотрено предоставление трансфера до вокзала (аэропорта), а также с вокзала (аэропорта), а место проведения мероприятий совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (т.е. по условиям приглашающей стороны не предусматривается передвижение в пределах места командировки), а также работник обеспечен 3-разовым питанием.

В данном случае при рассмотрении вопроса о выплате суточных за время нахождения в пути день, который приходится на день прибытия в место командирования, рассматривается при­менительно к дням, в которых принимающая сторона обеспечивает расходы командированного работника.

Оплата личной картой

Нередко по незнанию командированные работники рассчитываются при приобретении авиабилетов, за гостиницу и т.п. за себя и своего коллегу (командированного работника) личной бан­ковской карточкой. Это тоже может стать причиной серьезных проблем.

Например, руководитель отдела мар­кетинга приобрел 2 авиабилета и расплатился за них своей личной банковской карточкой.

По общему правилу аванс на командировочные расходы выдается каждому командированному работнику.

Допускается ситуация, когда с письменного согласия всех командированных работников расчет будет осущест­вляться одним из командированных работников за всех работников, нап­равленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой.

Читайте так же:
Договор аренды автомобиля без экипажа образец

Им могут быть проведены оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения (п.п. 72 и 73, ч. 1 п. 78 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117) (далее – Инструкция № 117).

В случае выдачи аванса одному работнику для осуществления оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения за всех работников бригады понесенные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осущест­влявшим их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки.

Отчет об израсходованных суммах представляется в порядке и сроки, предусмотренные в п.п. 90, 92 и 93 Инструкции № 117, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку (ч. 2 п. 78 Ин­струкции № 117).

В данной ситуации, несмотря на наличие авиабилета на каждого работника, отсутствует документ, подтверждающий оплату по каждому работнику. Такими документами являются:

– счет организации (при оплате корпоративной картой);

– либо предъявленная работником выписка с его личного счета (если авиабилет оплачен с этого счета посредством интернет-банкинга) или кассовый чек при оплате наличными. Отсутствие документов по оплате у второго работника не позволяет ему возместить расходы по авиабилетам. Руководителю отдела маркетинга также возмещается один авиабилет, поскольку расчет производился не корпоративной карточкой организации, а личной.

На будущее, при направлении работников в командировку бухгалтерия командируемым работникам долж­на разъяснить ситуацию, каким образом необходимо производить расчеты в командировке и какие документы необходимо предоставлять в бухгалтерию, чтобы избежать подобных казусных ситуаций.

2. Бланк для командирования

можно скачать на сайте либо написать на почту k.s.butnarchuk@urfu.ru или o.g.belkova@urfu.ru

22 кБ, *.docx (Размещен 28.06.2018)

Во втором пункте все должности, по которым направляетесь в командировку, также указываются доля ставки по каждой должности.

В таблице со сметой все суммы указываются в рублях. Суточные и проживание оплачиваются по нормативам. Информацию по нормативам в различных странах можно найти на сайте: http://www. audit-it. ru/articles/account/stuff/a60/41545.html. Перерасчет в рубли необходимо проводить по текущему курсу.

В обязательном порядке в таблице со сметой заполняются поля:

  • «суточные»,
  • «транспортные расходы»,
  • «проживание»,

если какие-либо из этих расходов берет на себя принимающая сторона, это в обязательном порядке должно быть отражено в приглашении, в противном случае все оплачивается за счет УрФУ.

Важно предусмотреть полный размер суточных, в противном случае командировка не будет согласована. Если же предусмотрено питание во время командировки за счет принимающей стороны, тогда размер суточных должен составлять лишь 30 % (данный факт в обязательном порядке должен быть отражен в приглашении).

Суточные при командировках за рубеж

Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

  • за день выезда из России суточные рассчитываются по нормам, которые установлены для загранкомандировок;
  • за день въезда — по нормам для России.

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

  • Пример. Работник выехал в командировку в Швецию 14 июня и в 22:00 уже был на территории другого государства, а 17 июня, в 15:00, вернулся в Россию. Добирался работник до места командирования самолетом. Отметка о пересечении границы при выезде в командировку сделана 14 июня, а при возвращении из командировки — 17 июня. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб., а в Швецию — в размере 2 000 руб. В таком случае работнику следует выплатить суточные в следующем порядке:
  • 14 июня — 2 000 руб., так как граница уже была пересечена в этот день (в загранпаспорте пограничными органами сделана соответствующая отметка);
  • 15 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 16 июня — 2 000 руб., так как работник находился в Швеции;
  • 17 июня — 500 руб., так как граница уже была пересечена (есть отметка о пересечении границы).
  • За 4 дня суточные следует выплатить в сумме 6 500 руб. ((2 000 х 3) + 500), несмотря на то что воскресенье выходной день.
  • Если бы работник вылетел из России 14 июня, а прилетел бы в Швецию уже 15 июня, например в 00:15, то за 14 марта нужно было бы выплатить суточные в размере 500 руб.
Читайте так же:
Доверенность на представление интересов в ГИБДД

Командировка за счет принимающей стороны как оформить?

Поездка в другой город или страну для решения деловых или производственных вопросов является командировкой. В нее направляют как своих постоянных сотрудников, так и работающих по совместительству, в том числе иностранных граждан и работающих на дому.

Стоит учитывать, что есть категория работников, которых можно направлять в деловую поездку, только с их разрешения:

  • Матерей, имеющих детей до трех лет;
  • Родителей-одиночек детей до пяти лет (матери или отца);
  • Родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
  • Сотрудников, ухаживающими за больным или нетрудоспособным членом семьи. В данном случае, необходимо медицинское подтверждение.

Согласно Трудовому Кодексу, при отправке таких сотрудников в поездку, необходимо подписать с ними уведомление, в котором они или отказываются, или соглашаются на предложение. При этом оно должно включать пункт, в котором будет указываться их законное право на отказ от деловой поездки. А также, трудовым законодательством РФ, предусмотрена категория граждан, которых запрещено направлять в поездки.

К ним относятся:

  • Беременные сотрудницы;
  • Ученики, работающие на основании ученического контракта, при условии, если поездка не является частью обучающего процесса;
  • Сотрудники, младше 18 лет. Исключение – спортсмены, творческие люди. Полный перечень можно найти в соответствующем Положении;
  • Работников, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

Финансово она может осуществляться за счет принимающей или отправляющей организации. Командировка за счет принимающей стороны, оформление которой основана на двух документах: договор о сотрудничестве между двумя организациями и приказе по предприятию, которое оформляет отправляющая организация.

Финансовые обязательства по приему сотрудника при направлении, должны быть обязательно прописаны в договоре о сотрудничестве между компаниями или оформлены дополнительным соглашением к нему. В нем должны быть прописаны все издержки, связанные с поездкой. А именно: транспортные расходы в оба направления; расходы на проживание, в том числе и питание.

Договор на командировку за счет принимающей стороны

Договор за счет принимающей стороны, может быть:

  • Единоразовым;
  • На длительный срок – от года и более.

А также условия по приему, могут быть изначально включены в основной договор сотрудничества между компаниями. В таком договоре, принимающая организация будет Заказчиком, а отправляющая – Исполнителем.

В контракте прописывают:

  • Реквизиты обеих компаний;
  • Категории работников, которых будут принимать;
  • Из функциональные обязанности;
  • Расходы, которые Заказчик будет оплачивать;
  • Условия проживания работников. Компания Исполнитель, может требовать определенный уровень пребывания для своих сотрудников, для гарантии надлежащего их приема;
  • Ответственность сторон за несоблюдение условий контракта – по приему сотрудников, по срокам прибытия и т. п.;
  • Расходы на командировку за счет принимающей стороны.

К издержкам, которые заказчик должен покрыть, относят такие виды затрат:

Транспортные – оплата пути в оба направления, дорогу до вокзала и гостиницы, передвижение по городу. Все билеты должны быть сохранены для отчетности и выплаты компенсации, службу такси при вызове, нужно предупредить, что будут нужны документы для отчетности. Прописывают, каким видом транспорта можно пользоваться для прибытия на место. Например, только поезд, авто и самолеты запрещены.

На проживание – указывают место проживания – класс гостиницы и номера. Может быть прописано проживание в конкретной гостинице, с которой у компании договор сотрудничества на особых условиях.

Питание в командировке за счет принимающей стороны может быть полным или частичным, например, только завтраки в гостинице. На этот пункт, обязательно, нужно обратить внимание Исполнителю, так как, если Заказчик полностью оплачивает питание, то размер суточных, можно установить меньше, так как это снижает личные расходы командировочного.

Читайте так же:
Выгодно ли заниматься нарашивпнием ресниц

Для разных должностей, условия проживания и переезда, могут быть разные. Сотрудник, должен быть письменно ознакомлен с условиями поездки и приема и что за все перелимиты бюджета он платит со своего личного кармана. Если возникают форс-мажорные обстоятельства, решения по ним должны приниматься с согласия руководителя. Например, нет билетов на поезд, но есть возможность прилететь самолетом. Подобные ситуации, должны обсуждаться с организацией, которая будет оплачивать расходы. Несогласованные действия, могут привести к тому, что некоторые затраты на поездку, придётся оплачивать Исполнителю или самому сотруднику.

Приказ о командировке за счет принимающей стороны

Командировка за счет принимающей стороны оформляется на основании приказа по предприятию. Установленной формы приказа нет, его оформляют по установленной в организации форме ведения распорядительной документации.

В приказе указывают:

  • Название организации, в которой работает сотрудник;
  • ФИО сотрудника, его должность;
  • Направление поездки;
  • Можно указать основную цель визита;
  • Дату начала и конца поездки;
  • Подписывает приказ руководитель сотрудника.

Командировка за счет принимающей стороны нужно ли платить суточные?

Оплата расходов по приему заказчиком не освобождает компанию-исполнителя от выплаты суточных своему сотруднику. Размер устанавливается в компании на свое усмотрение. Законодательством РФ, предусмотрены их максимальные размеры.

Суточные при командировке за счет принимающей стороны — расчет

Размер суточных по предприятию, устанавливается самостоятельно и закрепляется нормативным локальным актом.

Для расчета суточных командировочному необходимо знать:

  • Установленный размер выплаты за один день по предприятию;
  • Количество дней в командировке, в том числе, учитывают дни дороги и простоя.

Дни командировки определяют по проездным документам. Если сотрудник отправляется в поездку на автомобиле, он должен оформить служебную записку, в которой будет указан день выезда.

Расчет суточных

Для расчета суточных необходимо выполнить следующее:

– определить количество дней, проведенных в командировке;

– применить установленные законодательством или ЛНПА нормы оплаты суточных.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет. К авансовому отчету командируемый должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Список сдаваемых документов работник должен перечислить на оборотной стороне авансового отчета |*|.

Перечень подтверждающих документов, прилагаемых к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты, определен п. 28 Инструкции № 185 [5].

Пример

Определение суточных за время командировки

Организация отправляет работника в командировку в Бельгию в г. Брюссель на 5 дней для участия в переговорах с деловыми партнерами. Принимающая сторона в приглашении указала, что она оплачивает перелет в обе стороны, проживание и 3-разовое питание за все дни командировки.

В данном случае работнику необходимо возместить суточные за 5 суток командировки – 75 евро (5 сут. × (50 евро × 30 %)).

Бухгалтер анализирует авансовый отчет в срок, определенный правилами документооборота организации, после чего отчет утверждает руководитель организации.

[2] постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 «Об утверждении Инструкции о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие)» (далее – постановление № 70)

[3] Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35)

[4] Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)

[5] Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185)

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Нюансы командировки за счет принимающей стороны основываются на том, что руководитель обязан выплатить суточные сотруднику, если он направлен в служебную поездку, которая была установлена соответствующим коллективным договором. Все зависит от того, насколько его примет другая организация во время командировочного приезда.

Читайте так же:
Выездное судебное заседание по гражданскому делу основания

Кроме приказа, дополнительно необходимо заключить договор между компаниями. Следует проставить отметки, откуда выезжает и куда пребывает. Помимо этого, если принимающая сторона берет на себя траты по питанию, проживанию, а также приезду, это необходимо указать в соответствующем договоре. Обязательно отразите, на каком транспорте вы собираетесь приехать по адресу. После завершения командировки сотрудник оформляет авансовый отчет в течение трех суток после возвращения из поездки и представляет его в бухгалтерию. Договор за счет другой стороны должен быть составлен двумя компаниями, после чего все расходы на служебную поездку сотрудника переходят на принимающую компанию.

Платятся ли суточные за счет принимающей стороны?

Если принимающая компания берет на себя различные расходы командированного работника, это не значит, что суточные она тоже должна оплачивать. В Положении об этом ничего не сказано. Также компания не имеет права снижать их конечный размер при обеспечении командированного сотрудника за счет другой стороны. В положении может быть единственное основание, согласно которому сотруднику не выплачиваются суточные при однодневных командировках.

Похожее

Нередко возникают случаи, когда по договоренности между предприятиями работника направляют к другому, стороннему работодателю для выполнения работ у последнего либо с целью обмена опытом. Как следствие, раз поступило приглашение, то все сопутствующие траты (дорога на транспорте туда и обратно, проживание, питание) возмещает приглашающее лицо. Как правило, такая ситуация возможна при назначении в заграничные командировки, острой потребности в выполнении квалифицированных либо высокотехнологичных работ.

Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.

При оформлении такой поездки следует запомнить, что расходы на командировку за счет принимающей стороны возмещаются согласно нормам, установленным локальными НПА либо законодательством:

Суточные, как и размер среднего заработка на период командирования, оплачивает направляющая сторона. Также непосредственный работодатель возмещает сторонние расходы сотрудника (оплата услуг связи, затраты на визу), если иные условия не установлены заранее оформленным договором.

Если поездка планируется за пределы территории РФ (независимо от того, относится ли государство назначения к дальнему или ближнему зарубежью), то суточные выплачиваются:

Анализируемый приказ оформляется на основании тех условий, которые согласованы в договоре. В его тексте должны содержаться следующие данные:

Питание в командировке за счет принимающей стороны

Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…

Часто возникают ситуации, в которых сотрудник отказывается от поездки в командировку. Обычно, отказ сопровождается ссылкой…

Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует…

Командировка за счет принимающей стороны — нужно ли платить суточные

Согласно закону, суточные – это те дополнительные траты, которые законодательство связывает с тем фактом, что сотрудник вынужден проживать вне своего постоянного местожительства (проще, вне дома). При расчете суточных учитывается каждый день трудовой деятельности вне дома, в том числе выходные и праздничные дни (например, 1 мая, 9 мая, 8 марта), время в пути (в т.ч. в связи с задержкой по независящим от сотрудника причинам — поломка, непреодолимая сила, стихийное бедствие). Они не подлежат выплате при работе в местности, откуда сотрудник может каждодневно добираться домой, а не оставаться на второй и последующие дни, исходя из сложившихся в местности условий транспортного сообщения (например, соседний город, ежедневный рейсовый автобус).

При краткосрочных (однодневных) поездках по территории страны суточные не выплачиваются. Когда же однодневная командировка планируется за границу, то суточные выплачиваются в сумме 50 % от нормы затрат (НДФЛ не облагаются суммы ниже 1250 руб.).

Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны

В договоре прописываются детально все затраты на планируемую командировку за счет принимающей стороны (например, оплата билетов до места назначения и с вокзала до места проживания, категория номера в гостинице и прочие). Расписать все нюансы особенно важно для того, чтобы потом не возникало никаких спорных вопросов с выплатами.

Читайте так же:
Бессрочный трудовой договор с генеральным директором

Приказ о командировке за счет принимающей стороны

Таким образом, оформление должностной поездки за счет принимающей стороны во многом зависит от договоренности руководителей организаций. Следовательно, большое внимание должно быть уделено разработке проекта договора с тем, чтобы все обстоятельства (питание, проживание, дорога и прочие) были предельно согласованы.

Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…

Распоряжение подписывается начальником фирмы (или субъектом, его заменяющим) и командируемым сотрудником.

Компенсация затрат на питание осуществляется согласно договору. Если соглашение включает пункт о питании, то в нем должно быть отражено следующее:

Оформление питания как обязанности приглашающего лица не влечет за собой автоматического уменьшения размера суточных.

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую…

Если принимающая сотрудника в командировку компания полностью берет на себя оплату за аренду помещения, поездки, питание и тому подобное, это не освобождает ее выплачивать суточные. В законе ничего не указано по поводу невыплаты суточных или снижение размера при обеспечении денежными средствами сотрудника за счет принимающей стороны. В Положении можно встретить единственное правило, которое гласит, что сотруднику не выплачиваются суточные, если командировки являются внутренними и выписаны на один день.

Особенности командировки за счет принимающей стороны

Как оформить командировку?

В договоре должна быть представлена максимально точная информация. В нем описываются базовые командировочные расходы и указывается, какое предприятие должно их возместить. Как правило, другая компания должна оплатить аренду жилого помещения или номер в гостинице, а также билет как по приезду, так и отъезду. В этом случае желательно указать нужный вид транспорта и тип аренды жилья.

Как уже говорилось выше, принимающая сторона никакого отношения к суточным не имеет. Они оплачиваются организацией, которая отправляет в командировку. Чтобы правильно рассчитать эту сумму, необходимо выполнить следующие пункты:

  • Проанализировать количество отработанных дней за один год. Здесь исключается отпуск, больничный и простой;
  • Определить конкретную заработную плату;
  • Определить число дней, которые были проведены в служебной поездке.

Служебная поездка — одна из важных особенностей работы на предприятии при осуществлении трудовой деятельности сотрудников. В…

Чтобы отправить сотрудника в командировку, необходимо предоставить специальные документы. С 2017 года процедура отправки сотрудника…

Законодателем РФ в последнее время было внесено ряд изменений, которые имеют отношения к командировкам сотрудников.…

Если другая компания берет на себя всевозможные расходы работника, не нужно составлять авансовый отчет. Также в предоставлении квитанций и чеков, которые подтверждают уплату всевозможных услуг и товаров, нет необходимости.

Чтобы оформить командировку за счет принимающей стороны, необходимо составить два базовых документа — приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и упомянутый коллективный договор. При этом за сотрудником сохраняются некоторые обязательства:

Как составить договор за счет принимающей стороны?

Оплата суточных во время командировки

Фактическое время пребывания в командировке определяется соответствующими документами. По вине другой компании могут возникнуть дни простоя. Они также должны быть оплачены.

Работодатель должен выплатить командированным работникам суточные в размере, которое прописывается в коллективном договоре или же локальным нормативным актом организации.

Иногда у руководителя возникает необходимость оформить отзыв работников, выбывших в командировку. Вопрос регулируется специальными нормативными…

В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно…

Отправляете сотрудника в командировку? Он может решить поехать на своем транспортном средстве. Директор вправе согласиться, ведь…

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector