M-hunter.ru

Поиск тендеров
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2020 год с новыми сроками хранения.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания.

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
  2. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер). , утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2020 год определяются внутренними документами организации.

Раздел 4.2. Учет оплаты труда

Главным документом по заработной плате, как и раньше, остается лицевой счет работника. В Перечне 2019 он дополнен альтернативным документом: карточкой-справкой (вместо «лицевых карточек» из Перечня 2010). Статья выглядит так:

novyj_perechen_2019

Если лицевых счетов нет, то организация ведет расчетно-платежные ведомости или расчетные листы, которые следует хранить 50/75 лет. Если лицевые счета есть, расчетно-платежные ведомости или расчетные листы следует хранить 6 лет. Обратите внимание: в Перечне 2010 срок их хранения составлял 5 лет.

Согласно ст. 297, 298, 300 Перечня 2019 записки-расчеты, копии заявлений работников и приказов по личному составу, черновики ведомостей и прочие документы, которые кадровики и бухгалтеры обычно подшивают в папки под заголовком «Зарплата», хранят 5 лет: это вспомогательные документы для расчетов, но никак не документы о заработной плате работников.

Читайте так же:
Возврат страховки по кредиту при досрочном погашении

novyj_perechen_2019

В этот же раздел попали гражданско-правовые договоры с работниками и документы к ним. Срок их хранения остался прежним.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Изменения в сроках хранения

Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?

Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу. В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.

Читайте так же:
Вступление в наследство после смерти без завещания

Ниже представлены ряд документов с новыми сроками хранения.

Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?

Пересоставление, согласование и утверждения номенклатуры дел, как указывалось выше, осуществляется при изменении функций и структуры организации. Кроме того, включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения. Формальное основание для переутверждения отсутствует, однако, в связи со значительными изменениями в наименовании и сроках хранениях дел рекомендуется утвердить новую номенклатуру дел.

Со всеми новостями можно ознакомиться здесь.

Все статьи о применении трудового законодательства и ведении кадрового делопроизводства можно прочитать здесь.

Порядок формирования дел

shutterstock_1194789397.jpg

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Когда необходимо составлять номенклатуру дел?

Впервые разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется при создании организации. Допустимо, чтобы данный документ был разработан и в процессе деятельности, но для ответственных должностных лиц такой вариант будет не совсем удобен, так как им придется разбирать большой объем рабочей документации.

Читайте так же:
В связи с механической ошибкой

Далее необходимо регулярно разрабатывать номенклатуру дел на год. Документ формируется в последнем квартале года и подается на утверждение руководству учреждения. Он вступает в силу с 1 января нового отчетного года. Форму данного документа нужно согласовывать с архивным учреждением не реже чем 1 раз в 5 лет.

Составлением номенклатуры дел обычно занимаются следующие специалисты компании:

  • делопроизводитель;
  • секретарь;
  • специалист кадровой службы;
  • сотрудник канцелярии;
  • сотрудник архива;
  • бухгалтер.

Если у организации возникли сложности с составлением номенклатуры дел, эту функцию можно поручить специализированной компании, заключив с ней соответствующий договор на предоставление услуг. Такое решение поможет избежать ошибок при отсутствии у штатных сотрудников достаточного опыта.

Создайте номенклатуру дел и архив в УО

  1. Составить перечень всех дел и папок в УО и дать им заголовки в соответствии с содержанием.
  2. Разработать понятную и чёткую систему индексов для всех дел и внести их в номенклатуру.
  3. Определить сроки хранения каждого дела в перечне НД.
  4. Утвердить номенклатуру дел и довести её до сведения сотрудников.

Также в УО должна быть организована работа архива: определены место хранения дел, порядок их сдачи и приёма в архив, схема определения ценности документов, алгоритмы работы с архивными документами, их временной выдачи на руки и хранения. В таком случае документы УО никогда не потеряются и будут всегда под рукой.

Чтобы упростить и автоматизировать работу управляющей организации, мы разработали сервис «АДС на 100%». Вы сможете отказаться от устаревших программ и бумажных журналов, сэкономить на автоматизации, увеличить эффективность обслуживания жителей и привлечь больше клиентов. Попробуйте уже сейчас!

Заполните форму, если хотите принять участие в 30-дневном бесплатном тестировании и использовании сервиса «АДС на 100%».

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Как снять арест с автомобиля порядок действий и условия
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector