Составляем график отпусков

Составляем график отпусков

Н е позднее, чем за две недели до нового года, работодатель обязан утвердить график отпусков, который устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Автор рассказывает, как правильно заполнить все кадровые документы, относящиеся к составлению графика; какие категории работников и на каком основании имеют право использовать отпуск в удобное для них время; как внести изменения в график отпусков, если работник передумал и просит о другом времени.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяют ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Его утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1).

График отпусков применяют для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитывают положения действующего законодательства, специфику деятельности организации и пожелания работников.

Причем надо иметь в виду, что график обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала.

Составление и согласование графика отпусков

ГО составляется с учетом мнения работников, однако не подлежит обязательному согласованию с ними, за исключением выделенных законом категорий работников. Подробно читайте об этом в нашей статье «Как правильно вести график отпусков — образец».

Риски! Организовать работу по составлению и согласованию ГО в организации необходимо таким образом, чтобы в установленный срок (не позже чем за 2 недели до начала календарного года, на который график составляется) документ был в надлежащем порядке утвержден. За нарушение срока предусмотрены меры административной ответственности для работодателя.

Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за данное нарушение трудового законодательства грозят следующие санкции:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 2 тыс. до 5 тыс. руб.;
• лиц, осуществляющих деятельность без образования юрлица, — штраф в размере от 2 тыс. до 5 тыс. руб.;
• юрлиц — штраф от 50 тыс. до 80 тыс. руб.

Законом не регламентировано, как работодатель должен выяснить у сотрудников желаемые даты отпусков. Например, данные может собрать руководитель подразделения и передать своему непосредственному начальнику. В учреждении может быть приказом установлен определенный регламент составления ГО (см. ст. 372 ТК РФ) и др.

Так или иначе, все данные в упорядоченной форме передаются на рассмотрение и утверждение руководителю организации. Тот, в свою очередь, может внести в график свои коррективы (кроме случаев, когда время и продолжительность отпуска в силу закона подлежат обязательному согласованию с работником, отнесенным к определенной категории, и профсоюзным органом).

Кому ст. 123 ТК РФ позволяет всегда отдыхать в удобное для них время?

Небольшой по численности трудовой коллектив всегда выгодно отличается от многочисленного штата широкими возможностями в отношении периода ежегодного оплачиваемого отдыха. Чем больше работников в компании, тем сильнее вероятность отдохнуть в желаемое время сокращается.

Однако такая зависимость не страшна для определенной категории работников — об этом в ст. 123 ТК РФ есть отдельная оговорка. Они вправе сами выбирать периоды отдыха.

Среди таких «вольных отпускников» можно назвать:

• трудящихся подростков;
• ожидающих рождения малыша работниц;
• многодетных родителей;
• работников, совмещающих труд с учебой;
• инвалидов и участников войны;
• героев труда;
• почетных доноров;
• другие категории (в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами).

Ст. 123 ТК РФ отдельно акцентирует внимание только на одной группе работников другой категории — мужьях, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам. Они вправе свой ежегодный отпуск приурочить к декретному отпуску супруги. При этом работодатель им не вправе отказать, независимо от того, сколько времени в данной компании этот сотрудник трудился непрерывно.

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

• самостоятельно разработанную форму;
• унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте образец заполнения графика отпусков, оформленный на бланке Т-7, в материалах справочной системы Консультант Плюс (это бесплатно).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Праздничные и нерабочие дни для мусульман/иудеев

Если в компании работают сотрудники, которые исповедуют нехристианские религии, то они имеют право получить три дополнительных выходных дня на протяжении года.

Например, у мусульман один из самых важных праздников – Курбан-байрам, а у иудеев – Песах. В эти дни сотрудники могут взять выходные.

Важно! Время, которое мусульмане или иудеи фактически не работали, им надо будет отработать, чтобы сохранить годовую норму рабочего времени.

Возможно ли внесение корректировок в составленный график

Внесение любых корректировок в график отпусков возможно лишь при согласии на это каждой из сторон.

Используя при разработке итогового документа унифицированную форму № Т-7, важно учитывать, что фиксация переносов времени отдыха в утвержденном календарном году должна выполняться в графах 7–9. Однако, если переносы отпусков производятся на основании ч. 3 ст. 124 ТК РФ (когда при согласии работника возможен перенос отпуска на следующий рабочий год) и ч. 2 ст. 125 ТК РФ (отзыв работника), отметки об этом делаются в графе 10.

По кругу лиц, устроенных на работу после процедуры согласования и утверждения итогового документа на текущий год, практикой определено 2 способа внесения изменений:

• поправки в действующий график (на основании соответствующих приказов руководителя организации);
• разработка и утверждение приложения, приобщаемого к первоначальному графику.

Разработка и утверждение графика отпусков — обязательные процедуры в любой организации. Относительно издания и своевременного утверждения графика отпусков ТК РФ строго закрепляет данную обязанность руководителя в ст. 123 ТК РФ.

Узнайте, как учитывать в графике отпусков многодетных работников.

За нарушения предписанных норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно ч. 1 указанной статьи представленные нарушения влекут предупреждение или наложение штрафа на работодателя, ведущего трудовую деятельность без оформления юридического лица в размере от 1 000 до 5 000 руб., а на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.