M-hunter.ru

Поиск тендеров
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как работать на кассе: инструкция для кассира

Как работать на кассе: инструкция для кассира

65765.jpg

Не так давно были приняты новые требования, касающиеся установки и последующего использования кассовой техники. В связи с этим правила ее эксплуатации претерпели некоторые изменения. Отныне не только кассиру, но и руководителю организации необходимо быть осведомленным в особенностях и принципе работы онлайн-кассы. Это важное условие, которое должно быть соблюдено во избежание неприятностей с налоговой службой. Так что нужно знать, чтобы работать на кассе и не получить штраф от налоговой инспекции?

Содержание:

Онлайн-касса — это специальное оснащение, которое используется для взаимодействия налоговой в режиме реального времени. Соответственно информация о покупке через интернет сразу попадает в налоговую. Требования, которые предъявляются к кассовым онлайн-аппаратам следующие:

  • В кассовый аппарат должен быть интегрирован фискальный накопитель – приспособление, которое используется для передачи сведений о продажах в налоговую. Девайс подлежит замене каждые 13, 15 или 36 месяцев (зависит от производителя и особенностей модели).
  • Важно, чтобы у кассы всегда был доступ к глобальной сети. Если интернета нет, то вы сможете пользоваться кассой, но информация будет отправлена в налоговую только после подключения к сети. При этом нужно учитывать, что данные будут храниться в памяти только 30 дней. Если не успеть подключить кассу к интернету за этот временной промежуток, то фискальный накопитель блокируется.
    Для доступа к глобальной сети можно использовать проводное подключение, Wi-Fi или СИМ-карты.
  • Кассовый аппарат должен уметь печатать чеки нового формата. В нем возросло количество нужных реквизитов, включая новый пункт – QR-код. Его может отсканировать клиент, используя подходящий софт, и увидеть свой чек на сайте ФНС. Вдобавок к этому должна присутствовать возможность отправки чека на номер телефона абонента или на его электронную почту.
  • Передача сведений о расчетах с покупателями должна осуществляться за счет ОФД. Это фирмы, заключившие соглашение на обслуживание предпринимателя. В перечень их обязанностей входит своевременное взаимодействие с инспекцией.
  • Онлайн-касса должна находиться в строгом соответствии некоторым физическим и техническим параметрами, прописанным в 54-ФЗ. Например, на поверхность корпуса должен быть нанесен заводской номер.

Особенности взаимодействия между покупателем, кассиром и онлайн-кассой:

  • клиент оплачивает покупку, воспользовавшись наличными или банковской картой;
  • сведения о покупке попадают в фискальный накопитель;
  • он шифрует чек, сохраняет его, а затем отправляет в ОФД;
  • оператор проверяет полученные сведения, после чего отправляет их в инспекцию, которая должна подтвердить получение;
  • кассир печатает чек и по запросу клиента отправляет его на электронную почту или телефон.

На кассе может работать только тот сотрудник, который прошел полный инструктаж, в том числе ознакомился с требованиями законодательства касательно работы на кассовом аппарате. Также он должен изучить особенности оборудования, на котором он будет работать. Руководитель должен подписать с сотрудником договор на счет полной материальной ответственности, что позволит избежать неприятностей с налоговой. В случае ошибки весь ущерб будет выплачиваться за счет сотрудника.

Процесс организации работы на кассовом аппарате

Как правильно работать за кассовым аппаратом

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Проверке даты ККТ

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Читайте так же:
Клевета и распространение слухов

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

Ип работает на кассе

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Читайте так же:
Дела об установлении отцовства рассматриваются каким судом

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Читайте так же:
Какие документы нужны для декретного отпуска бабушке

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

Читайте так же:
Куда и как пожаловаться на водителя автобуса

Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины

Вопрос 1: микропредприятие (розничная торговля) УСН «доходы минут расходы». Остаток в кассе на 31.12.2015 — 950 000 руб. Лимит остатка наличности в кассе отменен. Могут ли к организации быть предъявлены претензии при проверке (в кассе большая сумма)?

Ответ: согласно п.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег и хранить их в полном объеме в кассе, не сдавая в банк. Соответственно, претензий в данном случае быть не должно.

Вопрос 2: какой штраф за работу ККМ не по месту регистрации?

Ответ: организация, осуществляющая деятельность через обособленные подразделения, находящиеся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, должна зарегистрировать в установленном порядке контрольно-кассовую технику в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, в котором организация поставлена на учет (письмо Минфина России от 18.08.2010 № 03-01-15/7-183). В случае если применяемый обособленным подразделением кассовый аппарат будет зарегистрирован в налоговом органе не по адресу места нахождения обособленного подразделения, может быть наложен штраф в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Вопрос 3: какие нарушения по кассе являются длящимися? Какой срок длящихся нарушений по кассе?

Ответ: за несоблюдение кассовой дисциплины компанию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ. То есть ответственность административная. Согласно ст. 4.5 КоАП РФ, срок исковой давности — два месяца, а при длящихся нарушениях — с момента обнаружения. Нарушения, которые можно отнести к длящимся поименованы в пп.1 ст. 4.5 КоАП РФ. Согласно нормам данной статьи, нарушение работы с наличностью длящимся правонарушением признаваться не должно.

Кто имеет право

Снятие Х-отчетов доступно не для всех. Провести операцию разрешено лишь тому сотруднику, который назначен ответственным за ведение операций открытой смены или же иным уполномоченным на данное действие лицом. Перечень допущенных к формированию Х-отчетности включает:

  • Кассиры, которые были трудоустроены на эту должность и подписали договор о материальной ответственности – последнее условие носит необязательный характер. Прочим сотрудникам компании не допускается обслуживать кассовую технику даже в том случае, если у кассира в настоящий момент обеденный перерыв. У продавца должно быть обязательное разрешение на распечатку Х-отчетов.
  • Администраторы, а также назначенные старшим кассиром, у которых имеется код доступа к режиму подготовки отчетности без гашения выручки. Это право дается непосредственно руководителем предприятия.
  • Сотрудники сервисного центра ЦТО при проведении манипуляций, направленных на ликвидацию неисправностей. При этом для получения доступа к ККТ надлежит получить разрешение руководства либо ответственного лица.
  • Инспекторы ФНС, когда осуществляется проверка соответствия наличных денег и документации онлайн-кассы. Однако для осуществления этого действия также понадобится согласие руководства. При этом формирование Х-отчетов возможно лишь при участии лиц, имеющих соответствующий доступ.

Конкретная частота подготовки данного типа отчетности, общая схема действий отображаются в приказе. Если же документ не был издан, кассиру допускается осуществлять проверку состояния наличных денег в кассе без получения разрешения от руководителя фирмы.

При этом компании могут накладывать лимит на возможности кассиров при получении информации о текущем состоянии кассы. Если имеется запрет допуска к кассовой технике, ставится специальный пароль. Комбинация символов не идентична паролю кассира, вводимому для осуществления работы и личной идентификации.

Необходимость ограничения доступа имеет под собой обоснование. Такая мера применятся с целью ликвидации риска:

  • возможности воровства наличных денег;
  • оприходования излишних денег;
  • погашения образовавшихся недостач в процессе выявления в текущем обороте.

Также ограничение возможности снятия Х-отчетов ликвидирует риск ситуаций с обсчетом клиентом.

Однако в этом есть и отрицательные стороны. Лимитированной доступ к текущим данным приводит к отсутствию возможности у кассира регулировать состояние полученной выручки, которую проверяют контролирующие инстанции. Поэтому нередки ситуации, когда при проведении налоговой проверки обнаруживаются излишки в денежном ящике кассы. В итоге это грозит предприятию наложением штрафных санкций.

Ошибки при открытии и закрытии смены

Ошибка о невозможности формирования первого отчета появляется в том случае, если не закрыта предыдущая смена на кассовом аппарате. Часто в подобных ситуациях ее длительность уже превысила 24 часа, что уже считается нарушением кассовой дисциплины. В любом случае, если забыли закрыть смену на кассовом аппарате, кассиру следует это сделать в любой момент при обнаружении ошибки. В противном случае распечатать отчет об открытии смены и приступить к работе не удастся.

При создании фискального документа данные сразу передаются ОФД, а затем в налоговую службу. Поэтому контролирующий орган, в любом случае, узнает о нарушении. Однако наказания можно избежать, если по истечении 24 часов с момента открытия смены кассовые операции не проводились.

Другие ошибки при открытии смены:

  1. 1. Система уведомляет, что смена уже открыта. Если причина не в том, что пользователь забыл снять итоговый отчет за предыдущий рабочий день, она заключается в следующем. Если касса состоит из ПК с установленной товароучетной системой и фискального регистратора, вполне возможно, что закрытие смены провели на ККТ, а в ПО она осталась открытой.
  2. 2. Окно с уведомлением об ошибке может указывать на техническую неисправность. В таком случае следует обратиться в сервисный центр.
  3. 3. Ошибка «Нет ККТ с закрытыми сменами» указывает на то, что в товароучетной программе смена корректно завершена, а на ФН — нет. Для решения проблемы нужно перейти в драйвер ККТ и завершить и провести закрытие.
  4. 4. Сообщение «Не определяются доступные ККМ…». Если предыдущая смена закрыта, а корректировки в настройки не вносились, придется войти во вкладку «Администрирование», найти «Подключаемое оборудование», поставить отметку около строки «Все рабочие места» (находится во вкладке «ККТ с передачей данных»). В окне рабочих мест кликнуть «Записать».

Работа ФН блокируется, если с момента открытия смены проходит более 24 часов. Кассовый аппарат отображает ошибку «Смена превысила 24 часа». Устройство перестает проставлять фискальный реквизит на чеках и отправлять данные ОФД, что является грубейшей ошибкой. Для ИП это грозит штрафом до 3 тысяч рублей, юридическим лицам — до 10 тысяч рублей (п.4 ст.14.5 КоАП). Согласно НК РФ, ИП или руководитель организации должен сразу уведомить контролирующие органы о нарушении, чтобы избежать наказания. Причем желательно это сделать раньше, чем ОФД предоставит им данные.

Ответственность за незакрытые смены

Нарушение сроков продолжительности кассовой смены ведет за собой не только блокировку ККТ и невозможность регистрации денежных операций. В соответствии с КоАП 14.5.4, происходит прямое нарушение кассовой дисциплины, что предусматривается наложением административного штрафа в размере:

  • от 1 500 до 3 000 рублей для индивидуальных предпринимателей;
  • от 5 000 до 10 000 для юридических лиц.

Требования к продолжительности кассовой смены изложены в ст. 4.3 54-ФЗ. Если не соблюдать эти правила, то произойдет намеренное нарушение норм законодательства.

Руководитель предприятия может избежать наказания в виде штрафа, если своевременно обратится в ФНС с пояснениями о том, что задержка закрытия кассовой вахты произошла вследствие чрезвычайной ситуации, а не по причине халатности и некомпетентности персонала, обслуживающего кассовое устройство.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector