M-hunter.ru

Поиск тендеров
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Восемь главных ошибок в деловой переписке

Налаживание рабочих процессов и решение бизнес-задач занимают практически все время в сутках, а не только конкретные рабочие часы. Но быть всегда онлайн и оперативно отвечать на рабочие письма – не менее важно.

Так уж устроен сегодня бизнес, что все нужно решать быстро и вовремя. Ведь именно от оперативности и скорости принятия решений зависит наличие новых проектов, крупных клиентов или инвесторов.

Поэтому, чтобы не упустить важное предложение и создать репутацию ответственного и мобильного человека, выделите определенное время в своем графике для проверки почты и ответа на важные сообщения.

Старайтесь отвечать на все письма в пределах суток. Как правило, через сутки и больше ваш ответ может быть уже никому не нужен. А это все – потерянные деньги.

По мере возможности отвечайте отправителю в рабочее время. Если человек получит ваше письмо поздно вечером или в выходной, шансы получить от него ожидаемый ответ или получить ответ на свое письмо в принципе существенно снижаются.

Независимо от того, что вы чувствуете по отношению к получателю письма (радость, боязнь, гнев или другие эмоции) вы должны быть сдержаны, вежливы и тактичны. Это общепринятый язык делового общения, граничащий балансированием между официальностью и проявлением этических норм поведения.

Многие считают, что такой язык «сухой». Нет, когда вам предстоит написать письмо с негативной окраской (письмо требование, претензию, исковое заявление и т.п.), в таком случае вам надо говорить на языке убедительных фактов и доказательств. Для того, чтобы получатель письма принял вашу точку зрения, почувствовав силу убеждения и неопровержимого доказательства вашей правоты.

Вот пример грамотного убедительного письма требования:

«Уважаемый Виктор Сергеевич,

Читайте так же:
Доверенность для закрытия ип образец

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года №31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной №123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.

В связи с образовавшейся задолженностью Вашей компании перед АО «Х» за поставку офисной мебели, просим Вас оплатить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 29 декабря 2018 года.

В случае неоплаты Вами долга в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора на сумму просроченной задолженности будет начислена пеня в размере 0.02 % за каждый день просрочки.».

Как правильно выставлять счета

Выставить счет иностранному клиенту — непростая задача для молодого бизнеса. Ошибки, неточности и “неуверенный” английский — все это вызовет недоверие. Ошибаться нельзя.

Чтобы вам было с чего начать, мы сделали перевод статьи о том, каким должен быть правильный счет. В конце вы найдете ссылку на скачивание 10 шаблонов инвойсов на английском языке.

Мы будем рады, если это поможет вашему бизнесу стать глобальнее.

Добавить индивидуальности

Важность культурных ориентиров вовсе не означает, что для проявления индивидуальности нет места. Один мой знакомый, работающий в Голивуде, подписывает свои имейлы "LTD" ('Living the dream', "живу, как мечтал", "мечты сбылись").

А то, как завершает письма кенийский шеф-повар Нжати Кабуи, — и профессионально, и политически оправдано — "Eat well" ("Питайтесь хорошо").

По словам Кабуи, "большинство кенийцев завершает деловые имейлы в типично колониальном стиле" — чисто британскими выражениями "Искренне ваш" и "Всего наилучшего", а он, Кабуи, решил произвести деколонизацию во всем, даже в стиле электронных писем.

Читайте так же:
Крупный ущерб сумма

Ну и конечно, популярность той или иной формулировки зависит от того, к какому поколению вы принадлежите.

Розена Кроссман, парижская журналистка, отмечает, что во Франции bonne journée — хороший выбор в переписке профессионалов. Это пожелание хорошего дня, только без привкуса службы поддержки пользователей.

"Оно постепенно переросло в belle journée ["прекрасного дня"], что вполне в духе миллениалов-инфлюенсеров".

Ну а если вас угнетает сама необходимость выбирать правильную формулировку из большого количества вариантов и вам хочется поскорее уж нажать на кнопку "послать", можете взять пример с некоторых китайцев, которые вообще не сопровождают собственную подпись никакими словами.

Однако что бы вы ни выбрали, следует позаботиться о том, чтобы не оставить вашего адресата в недоумении. Как это случилось со мной, когда я впервые получила имейл, заканчивающийся причудливо — "TTFN".

Те из вас, кто хорошо помнит книги о Винни-Пухе на английском языке или знакомы со стилем британской военной связи, расшифруют это сразу (сокращение "ta ta for now", "пока-пока", "до встречи". — Прим. переводчика). Но мне пришлось поломать голову…

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

«Один абзац — одна мысль» — по такому принципу необходимо составлять деловое письмо. Этот подход особенно актуален в нашу эпоху коротких сообщений, которыми наполнены социальные сети. Сегодня никто не любит длинные тексты, поэтому в лучшем случае ваше послание просмотрят, но не уделят ему достаточно внимания. Если вы хотите добиться от адресата вдумчивого чтения, то разбейте текст на небольшие абзацы и не перегружайте каждый из них информацией.

Современные офисные программы помогают сотрудникам составлять грамотные письма. Однако на них не стоит полностью полагаться, особенно если вы используете в тексте профессиональные термины. Чтобы чувствовать себя более уверенным при написании сообщения, просматривайте онлайн-словари и справочники, а также находите информацию по грамматике и орфографии на специализированных сайтах. Если коллега или начальник укажет вам на ошибку — не расстраивайтесь. Отнеситесь к этому как к ценной и своевременной информации, которую необходимо применить для избежания недочетов в будущем.

Читайте так же:
Возврат денег по расписке судебная практика

10. Вы не отправляете письма вообще

Эта ошибка самая фатальная. Несмотря на риск, лучше допустить оплошность, чем не отправлять письмо совсем. Я была немного строга в отношении компаний здесь упомянутых, но я намеренно выбрала письма от компаний, подкованных в маркетинге. Даже лучшие из них иногда промахиваются. Секрет успеха — старательно идти вперед, несмотря на ошибки.

Какую самую худшую маркетинговую ошибку вы когда-либо совершали? Может, это было письмо с извинением за опечатку или что-то другое? В любом случае, нам очень интересно узнать ваше мнение в комментариях ниже.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector